Projekt ohne Drittmittelfinanzierung

Scate - Scannen: Anforderunge, Trends und Empfehlungen


Details zum Projekt
Projektlaufzeit: 11/200604/2008


Zusammenfassung
Die Scate-Studie wird im Rahmen des Projekts TransiDoc durchgeführt.
Sowohl die öffentliche Verwaltung (Bund, Länder und Kommunen) und die Justiz, als auch die unterschiedlichen Bereiche der Privatwirtschaft (z.B. Unternehmen, Rechts- und Steuerberater, Ärzteschaft) sind bestrebt, ihre Arbeitsprozesse durch den Einsatz von rechnergestützten Vorgangsbearbeitungssystemen zu optimieren und somit nur noch in elektronischer Form vorzunehmen. Unerwünschte Medienbrüche drohen aber, wenn von außen neue Dokumente in Papierform eingehen. Medienbrüche sind ebenfalls zu erwarten, wenn auf alte Papierdokumente in der internen Ablage zurückgegriffen werden muss. Um diese wesentlichen Gründe für Medienbrüche zu vermeiden, gehen immer mehr Unternehmen, Organisationen und Behörden dazu über, sowohl die einkommende Papierpost als auch die Papierdokumente in der Ablage zu scannen und in die digitale Form umzuwandeln. Ziel dieser Transformation ist, die Papieroriginale entbehrlich zu machen und sie vernichten zu können.
Da durch das Scannen das Dokument verändert, seine Sicherheitsmerkmale beseitigt und es neuen Risiken ausgesetzt wird, stellen sich für die Stellen, die Papierdokumente scannen und die Papieroriginale vernichten, aus rechtlicher Sicht eine Reihe von Fragen, zu deren Beantwortung die Studie beitragen möchte.
Die Untersuchung verfolgt das Ziel, den Stand und die aktuellen Entwicklungen sowie die rechtlichen Anforderungen des ersetzenden Scannens in ausgewählten Branchen und Verwaltungsbereichen unter Berücksichtigung der Bestimmung des Beweiswerts gescannter Dokumente zu erheben, zu systematisieren und zu bewerten. Bestehende, anwendungsspezifische Anforderungskataloge sollen anhand der ermittelten Anforderungen auf ihre Vollständigkeit untersucht und - je nach Bedarf - Vorschläge zu ihrer Vereinheitlichung entworfen werden. Schließlich sollen Empfehlungen an die Unternehmen und Behörden, die ersetzendes Scannen einsetzen oder einsetzen wollen, auf der Basis der gängigen Techniken entworfen und soweit erforderlich Hinweise für einen Handlungsbedarf des Gesetzgebers erarbeitet werden.
Für die Unterstützung in der Bearbeitung der genannten Aufgaben wird ein Beirat eingerichtet, in dem neben Systemanbietern und Anwendern unterschiedlicher Branchen und Verwaltungsbereiche auch Vertreter von Kontrollinstanzen und der Justiz vertreten sein sollten. Der Beirat soll zum einen für eine ausreichende Berücksichtigung der Probleme der Praxis beitragen, aber auch ein Forum sein, in dem durch Erfahrungsaustausch einheitlichere Sichtweisen der Anforderungen und ihrer Konkretisierungen und Ausgestaltungen angestrebt werden und durch das Ergebnisse der Verständigung in die jeweiligen Kreise und Branchen transportiert werden können.

Zuletzt aktualisiert 2017-11-07 um 13:53